Je ne suis pas satisfait de mon syndic, comment en changer ?

Vous rencontrez régulièrement des problèmes avec votre syndic ? On l’envisage rarement, mais il est tout à fait possible d’en changer, sous certaines conditions et en s’armant d’un peu de patience... Pour vous éclairer sur cette démarche peu connue, nous avons interrogé Simon Douvier, gérant de la régie VALDOR et spécialiste de la question...

Quelles sont selon vous les principales causes de mécontentement vis-à-vis des syndics ?

Si je ne devais retenir qu’une cause de mécontentement, ce serait certainement le manque de réactivité des syndics. En 10 ans d’expérience dans la gestion de copropriété, c’est ce que j’ai le plus souvent constaté. Les copropriétaires, lorsqu’ils rencontrent un problème (des réparations à faire dans les parties communes par exemple), s’adressent à leur syndic dans l’espoir d’obtenir une solution rapide, ou a minima, une prise en charge du problème dans les plus brefs délais. Or, si ces derniers restent trop souvent sans réponse dans des délais acceptables, il peut y avoir un effet déclencheur.

Dès lors que la brèche est ouverte, les copropriétaires ou le conseil syndical sont amenés à s’interroger davantage sur la relation contractuelle qui les lie à leur syndic. C’est souvent là qu’il constate que ce qui est prévu au contrat n’est pas toujours bien mis en œuvre, voire ne l’est pas du tout. Et si le contrat de syndic n’est pas respecté, il en vient naturellement à remettre en question le prix de la prestation. Prix qui, la plupart du temps, sera jugé trop élevé, compte tenu du service rendu et des lacunes observées dans la gestion de la copropriété. C’est généralement ce qui scelle la décision du changement de syndic.

Cela reste cependant une démarche assez rare. En effet, les gens ne changent pas de syndic comme ils changent de banque et sont plutôt fidèles à leur prestataire. C’est une relation qui s’inscrit dans le temps et un mécontentement ponctuel ne suffit pas pour tout remettre en question. En outre, changer de syndic est un processus relativement long pouvant prendre de quelques mois à plusieurs années selon les cas (et la durée du contrat de syndic en cours).

Comment s’y prendre pour changer de syndic ?

Le changement de syndic est une démarche qui se fait en 2 temps : il y a d’abord le temps de la prise de décision qui peut être assez long, puis toute la phase technique de mise en œuvre de la procédure.

1/ La prise de décision

Cette étape peut être assez délicate et dépend grandement de celui qui entreprend la démarche. Pour acter la décision, il est nécessaire de convaincre la plus large majorité possible. Les textes imposent par principe au moins la majorité absolue des copropriétaires en tantième (ces derniers ont un poids de vote relatif à certains critères comme la superficie du logement). Il faut donc qu’il y ait une vraie adhésion collective pour que ce soit possible. Et ceci dépend grandement du conseil syndical qui est en relation directe avec le syndic. C’est cet organe qui doit être convaincu en priorité, sans quoi les espoirs de changement sont minces.

La situation idéale pour changer de syndic est donc d’avoir un conseil syndical unanime sur ce choix (voire qui en est à l’origine). Si seule une poignée de copropriétaires initie la démarche et si aucun d’entre eux n’est membre du conseil syndical, il y a très peu de chances pour que le projet aboutisse. C’est une condition importante à connaître pour éviter toute perte de temps.

Dans cette configuration, il est fort probable que l’assemblée générale, se rangeant derrière l’avis du conseil syndical, se prononce en faveur du changement. C’est pourquoi je recommande toujours que ce soit le conseil syndical ou un membre de ce dernier qui soit à l’initiative de la procédure.

2 / La procédure

Dès lors que le conseil a pris la décision de changer de syndic — ce travail peut prendre du temps (de quelques mois à quelques années) —, il faut que ce dernier, ou qu’un copropriétaire quel qu’il soit, envoie un courrier recommandé au syndic de l’immeuble pour demander l’inscription d’une résolution à l’ordre du jour dont l’objet sera le changement de syndic. Il faut également que ce courrier soit accompagné de la proposition de contrat du nouveau syndic envisagé.

Dès lors qu’il reçoit ce courrier en bonne et due forme, le syndic est obligé de l’inscrire à l’ordre de jour de la prochaine assemblée générale. C’est lors de cette AG que les copropriétaires vont pouvoir se prononcer sur le changement de syndic.

La plupart du temps, lorsque le syndic en place reçoit ce recommandé, il inscrit lui aussi sa proposition de contrat pour la soumettre lors de l’assemblée générale et espérer une réélection.

En prévision du vote à l’AG, je recommande d’éviter de consulter un trop grand nombre de syndics, car l’analyse de l’ensemble des contrats peut représenter un travail conséquent. Je conseille de rencontrer environ 3 prestataires pour avoir 3 offres à comparer. Ensuite, plutôt que de présenter toutes les offres étudiées lors de l’AG, il est préférable que le conseil syndical fasse son choix en amont et n’en retienne qu’une seule. Cela évitera que les voix des copropriétaires ne se répartissent entre les différents syndics proposés, ce qui risquerait de bénéficier au syndic en place et d’empêcher le changement.

Une fois que l’AG s’est prononcée en faveur du changement, la transmission se fait à partir du lendemain. Dès lors, les copropriétaires n’ont plus grand-chose à faire de leur côté. C’est le nouveau syndic qui prend en charge la reprise de la copropriété (récupération des dossiers auprès du syndic précédent, reprise comptable…).

Comment bien choisir son nouveau syndic ?

Il est délicat de savoir en amont la manière dont travaille un syndic. Il y a cependant quelques critères qui peuvent aider. Par exemple, je pense qu’il est préférable de se tourner vers un syndic de proximité, à taille humaine, ce qui bien souvent est gage d’une plus grande disponibilité pour les clients.

Un bon indicateur à prendre en compte est la charge de travail du gestionnaire. En toute logique, plus il a de copropriétaires à gérer, moins il a de temps pour chacun. Cela explique en partie pourquoi dans certaines grosses structures la réactivité n’est pas toujours au rendez-vous.

Il faut également se méfier des syndics en ligne qui tendent à se développer depuis quelques années. Je pense que ce type de syndic « low cost » n’est adapté que dans certains cas de figure très spécifiques. Ici on est loin du service de proximité et sur-mesure donc à moins d’être une toute petite copropriété avec un budget et des besoins très limités, je pense qu’il vaut mieux passer son chemin et s’orienter vers un syndic traditionnel.

Vous aimeriez en savoir plus sur le sujet ? La régie du VALDOR se tient à votre disposition pour répondre directement à vos questions par téléphone au 04 74 07 00 30 ou à l’adresse o.morel@regieduvaldor.fr